Des coûts cachés ? Comment améliorer les rouages.

Améliorer les rouages

« Monsieur,

nous ne sommes pas que des pousses-commandes ! »

Je me rappelle de ce message reçu par courrier électronique il y a bien des années. Un responsable d’un service achat qui me reprochait de lui demander d’acheter des configurations très précises d’ordinateur.

Faisant partie de mon expertise d’ingénieur en informatique, je gagnais ainsi du temps pour mon activité et pour l’entreprise en lui demandant directement le matériel dont j’avais besoin chez un fournisseur référencé.

Lui me reprochait de ne pas m’arrêter à une expression de besoin afin de lui laisser la place de rechercher pour moi la ou les spécifications qui m’iront bien, de mettre en concurrence différents fournisseurs afin de me proposer le meilleur prix et faire des économies... pour trois ordinateurs.

Ce qui aurait ajouté en temps bien des jours supplémentaires, aurait ralenti fortement mon activité, et aurait coûté bien plus cher qu’une éventuelle économie réalisée sur le prix du matériel. Ces coûts additionnels, de surcroît, n’étaient pas mesurés. Ce sont des coûts cachés.

La raison d’être de mon action était d’être le plus efficace possible pour avancer rapidement et faire progresser l’entreprise.

La raison d’être de sa demande était de justifier sa propre existence dans les rouages d’un processus interne, quitte à ralentir l’entreprise. De peur peut-être qu’on réalise qu’il ne serve pas et qu’il se retrouve sur la liste du prochain plan de licenciement. Pourtant son rôle était utile par bien d’autres aspects et j’étais bien satisfait d’avoir des équipes dédiées pour m’accompagner sur mes achats.

Lorsque la raison d’être d’un processus dans une organisation se réduit à l’existence même de ce rouage, alors il est peut-être temps de prendre du recul, pas uniquement sur ce détail, mais jusqu’à revoir l’organisation de l’entreprise. Avec un regard systémique il ne s’agit probablement pas d’un cas isolé. Traiter un symptôme ne résoudra pas le problème.

Combien de personnes dans les organisations s’accrochent à des procédures juste par crainte de devenir inutile ? Alourdissant ainsi l’efficacité opérationnelle de l’ensemble. Combien de coûts cachés qui ne sont jamais mesurés réellement ? Tout le monde en est conscient pourtant, mais ils persistent à rester en place. Pourquoi sont-ils là ?

J’ai estimé plus tard que pour une équipe de 25 personnes que je pilotais il y avait au moins 250.000€ par an de coûts cachés imputables directement sur mon équipe pour « respecter les procédures » internes. À ceux-ci s’ajoutent les heures passées par les administrateurs de ces rouages, souvent nombreux. Pour mon propre travail il s’agissait de 30% de mon temps. L’équivalent d’un jour et demi par semaine.

Il y avait une histoire drôle qui circulait dans les locaux : une fourmi qui était très efficace sur une barque partie en éclaireuse et qui était rejointe par moult experts issus de l’imposant navire principal pour analyser son efficacité et en définir éventuellement de nouvelles normes pour améliorer l’entreprise. À force d’ajouter du monde sur la barque celle-ci finit par ne plus avancer, trop lourde pour la seule rameuse initiale. La conclusion des « experts » fut qu’il était temps de licencier la fourmi. Aussitôt dit, aussitôt fait !

Cela vous évoque-t-il quelque chose ?

Je pensais alors que la taille d’une organisation était largement responsable de ces lourdeurs. J’ai pu constater depuis que la taille n’était pas le principal responsable. Dans différentes petites PME j’ai pu observer aussi que l’humain était la principale composante qui faisait émerger ces alourdissements de rouages.

À la racine se trouve souvent cette notion essentielle de la raison d’être de chaque personne dans l’organisation, alignée et en cohérence avec la raison d’être de cette entreprise.

Si vous observez que vos procédures passent beaucoup de temps à s’auto-justifier pour continuer d’exister, alors il est peut-être temps de se poser et de prendre du temps pour bien définir la raison d’être de l’entreprise et d’amorcer une transformation de l’organisation pour réaligner tout le monde et définir de nouvelles règles du jeu pour que chacun se sente plus léger pour avancer, tous ensemble, dans la bonne direction, avec une belle efficacité et un bon équilibre. En harmonie.

La performance, dans toutes les dimensions de l’entreprise, sera alors probablement décuplée.

Comment démarrer ? Inverser l’approche habituelle qui consiste à y réfléchir depuis le haut pour ensuite faire descendre une « réforme » qui aura des impacts ruisselants jusqu’à la base qui elle n’aura jamais été écoutée, qui aura le sentiment de subir une « réforme de plus » et qui ne résoudra rien pour eux-même ni pour l’entreprise. Inverser cela, c’est mettre en place un processus émergeant, faisant remonter les bonnes idées depuis la base, depuis le terrain. C’est redoutablement efficace.

J’ai choisi le mot redoutablement, car en effet il est souvent perçu comme tel dans bien des entreprises. Il semble alors nécessaire de commencer patiemment à prendre du recul au niveau de la direction pour amorcer une transformation culturelle qui permettra de mettre en place cette nouvelle dynamique, qui souvent nécessite un accompagnement extérieur.

Car un système en place depuis des décennies, des siècles, voire des millénaires, a tout son code génétique qui s’efforcera de ne surtout rien changer. L’humain est ainsi fait, il est naturel que les organisations qu’il a lui-même mis en place soient à son image. Inviter un observateur extérieur va permettre de faciliter un processus amorçant la transformation.

J’accompagne de telles transformations. Pour en avoir réalisées moi-même à l’intérieur de mes précédentes entreprises avant d’accompagner mes clients, j’en connais les atouts, les difficultés, les résistances, les potentiels. La meilleure posture que j’ai finalement cultivée pour être en mesure de bien les accompagner, c’est celle de mon métier actuel : le coaching systémique, une approche minimaliste et très efficace qui montre des résultats rapidement, faisant émerger les stratégies uniques et adaptées pour chacun de mes clients.

Si vous désirez mettre en place un tel processus émergeant pour que chacun trouve sa place et un sens utile dans son activité quotidienne, développant ensemble une belle harmonie et décuplant ainsi l’efficacité et les résultats de votre entreprise, n’hésitez pas à me contacter.

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